Milano, 25 agosto 2026 – La stampante in ufficio, un tempo alleata indispensabile, sta diventando un vero grattacapo quotidiano: lo sanno bene i dipendenti della Flex Office Solutions, società di consulenza informatica in via Mecenate. Solo pochi giorni fa sono state cambiate le cartucce d’inchiostro: il tecnico Marco L. se n’è andato dalla sala riunioni alle 17.45, con quella frase che tutti si ricordano bene: “Con queste dovreste andare avanti almeno due settimane senza problemi”. E invece, a soli cinque giorni lavorativi di distanza, ecco di nuovo la spia rossa a lampeggiare e sul display spunta il messaggio: “Inchiostro esaurito”.
Quando l’inchiostro finisce troppo presto
Non è un caso isolato. Anche in altri uffici di Milano e dintorni si segnalano problemi simili: stampanti che chiedono cartucce nuove dopo poche decine di pagine, molto prima delle 500-600 dichiarate nelle specifiche tecniche. A spiegare il problema sono alcuni tecnici del settore: riguarda sia modelli a getto d’inchiostro sia alcune laser economiche. “La qualità della stampa e le impostazioni influiscono parecchio sul consumo,” dice Luca Montanari, rivenditore di prodotti per ufficio vicino a Porta Genova. “Ma succede anche che le cartucce siano già a metà carica quando le monti o che il chip segnali un livello basso anche se dentro c’è ancora inchiostro”.
Per chi lavora in ufficio, tutto questo si traduce in continue interruzioni: messaggi d’allarme, attese per nuove forniture e chiamate al servizio assistenza. Questa mattina alle 9.30 all’Open Space Lab di via Tortona, un’impiegata ha commentato con ironia: “Ormai preparo la richiesta delle cartucce insieme al caffè”.
I costi nascosti della stampa
Non si tratta solo di fastidio: il conto è salato. Secondo l’Osservatorio Ufficio Smart (report giugno 2026), una media azienda spende tra i 70 e i 120 euro al mese solo per cartucce, spesso senza rendersene conto. I prezzi lievitano se si usano prodotti originali: una singola cartuccia a colori può costare fino a 32 euro. In un anno, per un team di dieci persone che stampa regolarmente report e preventivi, la spesa può superare i 1.200 euro.
Poi c’è anche l’aspetto ambientale: gestire le cartucce esauste richiede smaltimento speciale e attenzione alla raccolta differenziata. Un responsabile logistica di una società in Bicocca non nasconde la realtà: “Abbiamo scatoloni pieni di cartucce da portare all’ecocentro – racconta – ma spesso manca il tempo”. Le regole comunali indicano infatti che queste vanno consegnate solo in certi punti raccolta.
Perché succede e come limitare gli sprechi
Le ragioni dietro l’esaurimento precoce dell’inchiostro non sono del tutto chiare. Addetti ai lavori segnalano cause diverse, dalla scarsa qualità delle cartucce compatibili ai software di monitoraggio consumi che spesso “sbagliano i conti”, facendo sostituire le cartucce molto prima del necessario.
Le aziende provano varie soluzioni. C’è chi usa kit per ricaricare le cartucce — meno costosi ma più complicati — o chi affida grandi volumi a servizi esterni di stampa. Altri cambiano semplicemente le impostazioni della stampante: stampa fronte/retro, modalità bozza o solo nero quando possibile. “Fa davvero la differenza,” assicura Roberta G., amministrativa in una società immobiliare in via Valtellina. “Una volta siamo riusciti a far durare la stessa cartuccia dieci giorni in più”.
Il nodo qualità-prezzo resta aperto
Non tutti però ne sono soddisfatti. Per molte aziende ridurre la quantità di carta non è un’opzione praticabile; archivi e contratti devono restare su carta stampata. Eppure sembra che i cambi-cartucce siano diventati più frequenti negli ultimi anni. “Una volta duravano molto di più,” confida Alfredo M., impiegato dal ’99. “Ora ogni settimana succede qualcosa”. In attesa di tecnologie più affidabili e trasparenti, gli esperti consigliano sempre di controllare manualmente il livello dell’inchiostro e non fidarsi ciecamente dei messaggi sul display.
Nel frattempo, nei corridoi degli uffici milanesi circolano aneddoti divertiti e trucchi improvvisati: c’è chi scuote la cartuccia sperando che duri ancora per una riunione, chi stacca e riattacca il cavo sperando nel miracolo tecnologico. Ma alla fine — tra fogli mancanti e display lampeggianti — l’inchiostro esaurito resta uno dei piccoli classici della vita d’ufficio.