Milano, 30 maggio 2026 – Capita spesso, nelle giornate frenetiche di lavoro, di dover chiudere una pratica burocratica o firmare un contratto online all’ultimo minuto. È una situazione comune e proprio ieri pomeriggio, seduta ai tavolini di un bar in Corso Magenta, Valeria, giovane consulente fiscale, raccontava: “Dovevo firmare digitalmente un documento per un cliente, ma non avevo con me né la chiavetta né lo smartphone aziendale. Per poco non saltava tutto”.
Cosa fare quando manca la firma digitale
Non è solo un imprevisto fastidioso: la firma digitale è ormai fondamentale per tanti professionisti e cittadini. Però può succedere di non avere a portata di mano SPID, CNS o gli strumenti per l’autenticazione forte. In questi casi – confermano gli esperti – esistono alcune alternative, anche se con limiti ben precisi.
“Chi resta senza firma digitale può comunque muoversi in diversi modi”, spiega Mattia Ferraro, notaio nel centro di Milano. “Tutto dipende dal tipo di pratica e dal livello di sicurezza richiesto dall’ente o dal servizio online”. Secondo l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), se mancano gli strumenti per la firma qualificata si può talvolta usare una scansione di un documento firmato a mano insieme a una copia del documento d’identità valido. “Non vale ovunque – precisa Ferraro – ma spesso basta per alcune richieste amministrative o contratti privati tra persone fisiche”.
Le alternative: PEC, deleghe e firma grafometrica
Non c’è solo SPID o firma digitale: negli ultimi anni si sono diffuse soluzioni intermedie. Per esempio la Posta Elettronica Certificata (PEC) permette di inviare documenti con valore legale, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale. “La PEC – spiega il consulente informatico Pietro Manfredi – assicura la tracciabilità del messaggio ed è spesso accettata dagli uffici pubblici per inviare richieste o comunicazioni ufficiali”.
Poi c’è la firma grafometrica, sempre più comune nelle banche e negli uffici pubblici digitalizzati. “Si tratta della firma apposta su tablet che riconosce i dati biometrici”, dice Manfredi. “Non è esattamente una firma digitale qualificata, ma per certe operazioni può andare bene”. Chi ha difficoltà può anche ricorrere a un delegato che abbia gli strumenti necessari: “La delega scritta – aggiunge Ferraro – va accompagnata dalla copia dei documenti d’identità delle due persone e deve specificare il motivo dell’incarico”.
Attenzione ai rischi: quando serve l’autenticazione forte
Le scorciatoie però non sempre bastano. Per atti societari, pratiche notarili, ricorsi giudiziari o comunicazioni alla Pubblica Amministrazione tramite portali come il SUE (Sportello Unico Edilizia), serve quasi sempre l’autenticazione forte. Senza smart card, token USB o app mobile abilitata non si va avanti.
“Mi è capitato più volte che clienti mi chiamassero in panico”, racconta il commercialista milanese Marco Lorusso, “ma le regole sono chiare: senza firma digitale certificata certi atti sono invalidi”. Secondo l’Ordine dei Commercialisti nel 2025 il 62% delle pratiche online richiedeva proprio la firma digitale, e questa percentuale cresce costantemente.
Cosa succede se si rinvia o si sbaglia la procedura
I rischi non sono solo sulla carta. Una pratica senza firma corretta può provocare ritardi, multe o addirittura l’annullamento dell’atto. “Se si è in fretta conviene subito chiamare il servizio clienti dell’ente interessato”, suggerisce Valeria. Alcuni portali, come quelli dell’INPS o dell’Agenzia delle Entrate, danno qualche ora extra per sistemare l’invio.
Quando invece scade il tempo e non si hanno gli strumenti ufficiali a disposizione rimane solo la raccomandata cartacea o spedire con corriere, modalità ormai poco usata ma ancora valida. “Si perde qualche ora – conclude Ferraro – ma almeno si evita di finire nei guai”.
La transizione digitale e le prospettive future
Negli ultimi mesi il Ministero dell’Innovazione ha annunciato nuovi strumenti per semplificare l’identità digitale, soprattutto per chi non ha device avanzati. Tra le novità previste entro fine anno c’è il riconoscimento via video da remoto.
Il percorso verso una digitalizzazione accessibile a tutti è ancora lungo. Ma chi resta senza i soliti strumenti sa che esistono vie d’emergenza. Anche se nessuna (per ora) può davvero sostituire l’efficacia della firma digitale qualificata.