Roma, 11 gennaio 2026 – La domanda è semplice e frequente: come si firma un documento ricevuto via email senza doverlo stampare, firmare a mano e poi scannerizzare? Un procedimento che, soprattutto in uffici e ambienti di lavoro più flessibili, può risultare scomodo e poco pratico. Non solo per la carta sprecata e il tempo perso, ma anche perché stampanti e scanner non sono sempre a portata di mano. Così, tanti – sia privati sia professionisti – cercano metodi più veloci, sicuri e soprattutto riconosciuti dalla legge.
Addio carta: le firme digitali che semplificano il lavoro
Gli esperti di digitalizzazione documentale sentiti da alanews.it confermano: oggi ci sono molte opzioni per firmare digitalmente PDF o Word, direttamente da pc o smartphone. Il trucco è capire che tipo di documento avete davanti e quanto vale la firma richiesta. Per un modulo da inviare a un collega o un consenso semplice spesso basta una firma elettronica “leggera”. Ma per contratti ufficiali o pratiche amministrative serve invece una firma più solida: la firma digitale con certificato qualificato.
Giovanni D’Angelo, alla guida di una software house romana specializzata in smart working, ci spiega: “Ormai quasi tutti gli uffici pubblici e molte aziende accettano file firmati digitalmente. I servizi bancari lo fanno da tempo”. La pandemia ha accelerato tutto, mentre le norme si sono aggiornate. “Il rischio di errori è basso”, aggiunge D’Angelo, “purché si seguano le indicazioni dei siti ufficiali”.
Come mettere la firma elettronica: i tool più usati
Tra i sistemi più diffusi per apporre la firma elettronica ci sono piattaforme come Adobe Acrobat Reader, DocuSign, HelloSign, SignNow e realtà italiane come Namirial o ArubaSign. Se il documento è un PDF, basta aprirlo con uno di questi programmi e cliccare su “Firma” o “Compila e firma”. Si può disegnare la propria firma con mouse o touchpad oppure caricare l’immagine della propria firma autografa.
Per chi usa Apple c’è l’app nativa Anteprima su Mac che permette di aggiungere firme ai PDF senza installare altro. Sui cellulari funziona allo stesso modo: su iPhone è tutto integrato nell’app File; su Android invece si trovano diverse app sul Play Store.
Matteo L., impiegato milanese che lavora quasi solo da remoto, racconta: “Quando mi mandano contratti via email ormai non stampo mai più. Uso Adobe o DocuSign e finisco in pochi secondi. Mai problemi con i datori di lavoro”. Una svolta che ha reso tutto più veloce anche grazie al fatto che molte aziende accettano firme elettroniche semplici per le pratiche interne.
Quando serve davvero la firma digitale qualificata
Attenzione però: non tutte le firme elettroniche valgono allo stesso modo. L’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) insieme al Regolamento europeo eIDAS chiarisce che solo la firma digitale qualificata – quella fatta con smart card o token USB rilasciati da provider certificati come Aruba, Poste Italiane o Infocert – ha pieno valore legale pari alla firma autografa su carta. Serve per pratiche amministrative importanti, appalti pubblici, atti notarili e tanti contratti privati.
“Riceviamo spesso domande sulla differenza tra una semplice firma grafica su PDF e una vera firma digitale”, spiega Daniela Russo dello sportello digitale della Camera di Commercio di Roma. “Se serve una firma che abbia valore certo anche in tribunale bisogna usare un certificato qualificato con software dedicato. Si può richiedere online o recandosi direttamente agli sportelli; ora esiste anche il riconoscimento video a distanza”.
Occhio alle trappole: cosa non dimenticare
La voglia di semplificare può giocare brutti scherzi. Non tutti gli enti accettano firme elettroniche semplici: conviene sempre controllare prima col destinatario del documento. La legge consente firme digitali remote solo se il sistema d’identificazione è trasparente e tracciabile. E ancora: fate attenzione alle truffe online! Le piattaforme affidabili devono avere certificazioni e rispettare il GDPR.
Chi non ha una firma digitale qualificata ma deve spedire un documento firmato velocemente può affidarsi ai servizi delle Poste negli sportelli fisici oppure alle banche che offrono strumenti avanzati per autenticarsi online.
Firme a distanza: la nuova normalità è già qui
Le testimonianze raccolte raccontano di una transizione ormai quasi completa verso la firma digitale per documenti lavorativi, bancari o amministrativi inviati via email. Stampanti e scanner passano in secondo piano – spesso usati solo da chi non ha ancora preso confidenza con queste tecnologie.
“Ormai anche i miei genitori firmano deleghe mediche dal tablet”, scherza Claudia G., avvocata torinese.
Un cambiamento destinato a restare, con chiari vantaggi in termini di velocità ed ecologia ma sempre con l’avvertimento degli esperti: verificare bene qual è il tipo di firma richiesto dal documento prima di procedere con quella digitale.