Milano, 13 novembre 2025 – Firmare un documento in digitale è ormai un gesto quotidiano per professionisti, aziende e cittadini, soprattutto dopo la forte spinta verso la digitalizzazione degli ultimi anni. Ma quali sono i programmi più affidabili per la firma digitale? E come orientarsi tra le tante opzioni sul mercato? In Italia, la scelta dipende dal tipo di firma richiesta e dal valore legale che si vuole dare al documento.
Firma digitale: cos’è e perché conta davvero
La firma digitale – spiega l’AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale – è un tipo particolare di firma elettronica che assicura l’identità di chi firma e che il documento non venga modificato. “Ha lo stesso valore legale di una firma scritta a mano”, si legge sul sito ufficiale, “ed è riconosciuta in tutta Europa”. Dietro c’è un sistema di crittografia asimmetrica: chi firma usa una chiave privata, mentre chi riceve può verificarne l’autenticità con una chiave pubblica.
Non tutte le firme elettroniche sono uguali. La cosiddetta firma elettronica semplice non dà garanzie certe: in caso di problemi, sarà il giudice a decidere se è valida o no. La firma digitale invece è diversa: si appoggia a un ente certificatore riconosciuto (come Aruba, InfoCert, Namirial) e segue le regole stabilite dall’AgID.
I programmi per la firma digitale con valore legale
Per mettere una firma digitale con valore legale serve prima comprare un kit da un ente certificatore. Il kit può contenere una smart card (simile a una carta di credito) e un dispositivo hardware, come una chiavetta USB o un lettore di smart card, da collegare al computer. Aruba, uno dei principali operatori italiani, offre la ArubaKey (una chiavetta USB con software integrato) a partire da 68,90 euro più IVA per tre anni, oppure un kit con smart card e lettore USB a 51,90 euro più IVA.
Questi kit includono anche il certificato CNS (Carta Nazionale dei Servizi), indispensabile per accedere ai servizi della Pubblica Amministrazione. “Per alcune professioni, come gli avvocati, la CNS è obbligatoria”, ricorda l’Ordine degli Avvocati di Milano.
Negli ultimi anni ha preso piede anche la firma digitale remota, che non richiede dispositivi fisici. Qui il certificato di firma è conservato su server sicuri dell’ente certificatore, e l’autenticazione avviene tramite un codice OTP, generato da un’app o un dispositivo dedicato. Aruba propone la Firma Digitale Remota con marcatura temporale a 45,90 euro più IVA per tre anni. La marcatura temporale serve a fissare data e ora certe sul documento, così resta valido anche dopo anni.
Una volta attivato il servizio – spesso con un riconoscimento online via webcam o SPID – si può scaricare il software di firma, come ArubaSign, e iniziare a firmare documenti in diversi formati: P7M (CAdES), PDF (PAdES), XML (XAdES), ASiC-S/ASiC-E. Basta scegliere il file, il tipo di firma e inserire il PIN o il codice OTP.
Firmare dal cellulare: le app più usate
Oggi la mobilità è fondamentale anche per la firma digitale. Diverse aziende offrono app per Android e iOS/iPadOS. L’app Aruba Firma Digitale, per esempio, permette di firmare e controllare i documenti direttamente dal telefono: si inseriscono le credenziali del proprio account Aruba, si carica il file, si sceglie il tipo di firma (CAdES, PAdES, ASiC-S) e si conferma con password e codice OTP.
“Firmare un contratto o una fattura dal cellulare è ormai routine,” racconta Marco B., commercialista di Milano. “L’importante è che la soluzione sia riconosciuta dall’AgID.”
Soluzioni gratuite per firme senza valore legale
Non sempre serve una firma digitale con valore legale. Per esigenze più semplici – per esempio firmare un PDF da mandare via email – ci sono programmi gratuiti come Adobe Acrobat Reader DC (per Windows e macOS). Basta aprire il documento, cliccare su “Firma elettronica”, aggiungere la propria firma (digitata o disegnata) e posizionarla dove serve.
Chi usa Mac può sfruttare lo strumento integrato Anteprima, che permette di creare una firma con il trackpad o la webcam e inserirla nei PDF. Anche servizi online come Nitro Sign offrono funzioni simili: si carica il file, si disegna o importa la firma e si salva il documento. Nitro Sign è a pagamento, con un abbonamento mensile da 16,78 euro, ma offre 14 giorni di prova gratuita.
App per firme informali da smartphone
Sul fronte mobile, app come Adobe Acrobat Reader, Signeasy e SignNow consentono di firmare PDF direttamente da cellulare o tablet. Alcune funzioni sono gratuite, altre richiedono abbonamenti (Signeasy parte da 74,99 euro l’anno; SignNow da 22 euro al mese). Queste soluzioni non hanno valore legale in Italia, ma sono comode per firme informali o documenti interni.
Dematerializzazione: meno carta, più efficienza
La diffusione della firma digitale ha spinto la dematerializzazione dei documenti, diminuendo la necessità di stampare, archiviare e spedire carta. Il risparmio in tempo e denaro si sente sia nelle aziende che tra i privati. Spesso, per esempio nei bandi pubblici, la firma digitale è obbligatoria: chi non la presenta viene escluso automaticamente.
In definitiva, la scelta tra i vari programmi per la firma digitale dipende dalle proprie esigenze: valore legale, facilità d’uso, compatibilità con smartphone e computer. L’importante è affidarsi a strumenti riconosciuti dagli enti certificatori e aggiornati alle normative in vigore.