Milano, 12 dicembre 2025 – Ieri mattina, alle 9.30, un cittadino milanese si è presentato all’ufficio postale di via Foppa per inviare alcuni documenti PDF molto importanti. Una pratica che, negli ultimi tempi, sta diventando sempre più comune. Tra certificati da richiedere, pratiche lavorative e domande universitarie, la gente si affida sempre più al digitale. Ma se da un lato la digitalizzazione ha semplificato tante cose, dall’altro ha creato nuovi passaggi e ostacoli soprattutto per chi non ha molta dimestichezza con la tecnologia.
Inviare PDF: le strade più usate e come muoversi
Gli operatori agli sportelli spiegano che per spedire documenti in PDF si possono usare principalmente due canali: la Posta Elettronica Certificata (PEC) o la posta elettronica tradizionale. Chi invece vuole inviare i documenti in formato cartaceo può ricorrere alla raccomandata con ricevuta di ritorno. “Sempre più persone arrivano qui con una chiavetta USB o il cellulare chiedendo una mano”, racconta Lucia Bonaccorsi, addetta all’accettazione. Le richieste più frequenti riguardano atti legali, certificati medici e domande per concorsi pubblici. “Spieghiamo che non tutti i servizi permettono di inviare i documenti direttamente allo sportello – precisa Bonaccorsi – spesso serve una PEC personale o un indirizzo mail valido”.
Chi deve consegnare carte a enti pubblici come comuni o tribunali deve quasi sempre passare dalla PEC. Questo sistema certificato dà prova certa di data e ora dell’invio e una conferma ufficiale della ricezione. “Senza PEC il documento rischia di non essere accettato”, sottolinea l’avvocato civilista Giovanni Rossi. “Le amministrazioni pubbliche ormai la richiedono quasi sempre”.
Quando la tecnologia diventa un muro
Il problema è che molti non hanno una PEC attiva e farne una può risultare complicato, specie per anziani e stranieri. Mario Paletti, pensionato di 71 anni, racconta: “Mi sono rivolto a un CAF perché da solo non riuscivo a completare la procedura online”. E così alle poste si formano code di persone in cerca di alternative o semplicemente di un aiuto umano.
Le difficoltà aumentano se i file superano i limiti consentiti (di solito intorno ai 30 MB). In questi casi bisogna comprimere i PDF, dividerli o usare servizi esterni come WeTransfer o Drive. Ieri una signora chiedeva come inviare al medico i risultati degli esami clinici salvati sul telefono: “Ho tutto lì, ma non so come mandare tutto insieme in un’unica mail”, diceva tra frustrazione e speranza. In queste situazioni il consiglio è rivolgersi a un centro servizi digitali o chiedere aiuto ai familiari.
Privacy e sicurezza: non è solo questione tecnica
C’è poi la questione della sicurezza dei dati. “Per documenti sensibili bisogna fare attenzione a dove e come li si invia”, avverte il consulente informatico Fabio Regalia. Piattaforme come WeTransfer sono comode ma per materiale riservato conviene usare canali protetti o la PEC, che assicura la tracciabilità degli invii. Alcune aziende richiedono l’uso della casella aziendale o file protetti da password. E se ci si sbaglia nell’indirizzo? Si perde tempo prezioso per rimediare: “Ho mandato un documento al destinatario sbagliato per un bando comunale e ho dovuto rifare tutto da capo – racconta il giovane architetto Giorgio Visconti – non è stato semplice”.
Suggerimenti pratici e umori dalle poste
Sul fronte pratico gli esperti danno sempre gli stessi consigli: conservare copie dei PDF su dispositivi esterni, controllare con cura destinatari e allegati prima dell’invio. Sembrano operazioni banali, ma allo sportello confermano che spesso vengono trascurate per fretta o insicurezza. L’afflusso agli uffici postali e nei centri digitali mostra chiaramente che il digitale fa passi avanti… ma non per tutti è facile.
I più giovani usano smartphone e app di messaggistica per gestire tutto da soli; chi invece ha meno dimestichezza preferisce ancora il contatto diretto con l’operatore. La digitalizzazione dei documenti resta una sfida aperta: si procede a tentoni tra errori e piccoli successi nella speranza che presto tutto sia più semplice. Nel frattempo, a Milano come in tante altre città italiane, inviare documenti PDF importanti resta un piccolo ostacolo quotidiano e forse anche una prova sul vero livello di inclusione digitale del Paese.